粤交职院监审〔2012〕8号

关于加强采购工作管理的意见

各部门：

自2009年12月11日学院印发《广东交通职业技术学院采购工作管理暂行规定》（粤交职院〔2009〕138号）以后，学院采购工作初步纳入统一管理的轨道。2010年1月，学院在后勤管理处设立采购工作办公室（以下简称“采购办”），完善了采购工作管理机构，增强了管理力量。2011年10月12日，学院印发《广东交通职业技术学院采购工作管理规定（试行）》（粤交职院〔2011〕154号），对2009年的《暂行规定》进行了修订完善，使该制度更具操作性。

目前，学院采购工作管理制度的执行情况总体良好，但仍存在一些问题，需要各部门加大力度，进一步规范采购工作，提升工作水平，加强廉政风险防控，提高办学效益。

现针对采购工作中比较突出的问题，提出以下意见：

一、增强制度意识

学院《采购工作管理规定（试行）》（粤交职院〔2011〕154号）第一章总则规定：

1、属于广东省当年政府集中采购目录及标准规定范围内的采购项目，按《广东交通职业技术学院政府集中采购工作流程图》进行管理。

2、属于广东省当年政府集中采购目录及标准规定范围以外，且预算价、批量价、年采购量总价货物、服务类在2万元（含2万元）以上，基建修缮类在5万元（含5万元）以上采购项目，按《广东交通职业技术学院非政府集中采购工作流程图》进行管理。

按此要求，学院的各项采购业务基本上都要通过采购办按相关管理流程办理，但个别部门和经办人员没有形成清晰的制度观念，事前不向采购办咨询，不提交呈批表，自行采购，有的临事紧急才提出申报，有的完成采购后才要求补办手续，有的明知相关规定也不走采购程序。目前在涉及印刷、影印、装订、喷涂、排版等印务服务的采购（按政府采购规定，应与协议供货商询价、谈判）时，此类问题较多。

希望各部门切实执行学院采购制度，在办理采购事项时，多向采购办咨询业务意见，谨慎处理。监察审计处将对不遵守采购工作制度的情况进行检查，执行采购制度的情况，将作为干部党风廉政建设责任履责情况考核的参考指标。

二、及早安排计划

政府采购项目须提早在下一季度前向学院采购办提交采购计划，由学院采购办上报广东省教育装备中心教育采购管理办公室，获得批准后，再办理其它采购流程业务。从计划批准到招标结束，至少需要一个月时间。从签订合同到采购到位，也需要一段时间。

学院《采购工作管理规定（试行）》（粤交职院〔2011〕154号）第二章第十四条规定：

（请购部门）根据本部门需求制定年度采购计划，制定季度采购计划。上报采购办年度采购计划时间为12月25日之前，上报下季度采购计划时间为3月25日、6月25日、9月25日、12月25日之前。根据采购计划上报采购项目的论证资料，上报时间为1月20日、4月20日、7月20日、10月20日之前。

学院近年出现采购项目压至年底匆忙执行的情况，导致相关工作变得复杂被动，采购工作缺乏计划性是原因之一。因此，学院各部门的采购项目，应在制订学期、学年工作计划和筹划具体采购工作时，充分考虑采购工作的操作问题，提早办理采购手续。

三、坚持集体论证

每个采购项目均有其特殊性，需要请购部门详细研究内容、要求、规格、技术参数、市场情况及采购方式，以确保采购程序公正，采购结果满足工作需要，尽量做到节省时间、经费，避免拖延、浪费。

学院《采购工作管理规定（试行）》（粤交职院〔2011〕154号）第二章第十四条规定：

（请购部门）按二级归口管理部门或采购办要求提供由本部门负责人确认的采购项目参数、市场调查材料或论证报告等必要的文件。

目前存在的问题是：个别部门采购项目的方案论证、参数制订均一人包办，存在明显的倾向性、排他性，有违公平竞争原则，留下了商业贿赂的空间。

各部门在制订采购方案时，应坚持集体研究决定的原则，设立3人以上的小组进行论证，部门负责人应按规定审核确认。其中，采购对象及采购方式的选择，应首先考虑工作的需要和方便，同时贯彻公开、公平、公正原则，做到合理、合规。对于办公用品、耗材、维修等单笔价格低于2万元，而同类采购的年采购量超过2万元的非政府集中采购项目，应参照学院卫生科药品采购的方式，转分散为集中，通过公开招标，获得公道合理的采购价格，选择稳定可靠的供应商。

四、做好技术监督

采购合同实施过程中，使用部门应指定专人跟踪进行技术监督，确保满足业务需要。采购合同实施时间长的，分期、分段、分环节地进行技术监督。建议设计出技术监督工作表格，作为验收依据之一。

五、把好验收关口

学院《采购工作管理规定（试行）》（粤交职院〔2011〕154号）第六章第三十三条规定，验收工作由采购办组织。因条件有限，采购办可视情况授权请购部门自行组织验收。2009年以来，学院采购项目的验收基本由请购部门或使用部位自行组织完成，部分验收工作存在技术力量不强、程序不规范、把关不严谨的问题。各部门应注意做好验收把关的工作。

学院《采购工作管理规定（试行）》（粤交职院〔2011〕154号）第六章第三十四条规定：

验收小组应由招评标小组或采购办代表、请购部门或使用部门代表、资产管理部门、以及相关领域的技术专家组成。原招评标小组组长不得作为验收小组成员参与采购合同的履约验收工作。

请购部门获采购办授权自行组织验收后，应按规定要求，组织验收小组，认真验收。具体验收工作，按学院采购办《关于加强采购项目建设验收工作的通知》（2012年10月25日公布）的要求执行，力求做到验收手续齐全，验收报告（表单）内容完整。监察审计处将派人对重大项目的验收过程进行监督。

以上意见，希望各部门给予重视，认真学习、执行采购工作相关制度，共同努力，推进学院采购工作的进步。

    附件1：http://jj.gdcp.cn/DocHtml/1504/2011/10/12/1215436618307.html广东交通职业技术学院采购工作管理规定（试行）（粤交职院〔2011〕154号）

    附件2：广东省政府集中采购目录及政府采购限额标准.doc

    附件3：20120907科技设备处关于十万元以下专用教学设备采购流程及方法的说明.doc

    附件4：关于加强采购项目建设验收工作的通知.doc

监察审计处

二〇一二年十一月一日